Jak ważny jest kwalifikowany podpis elektroniczny w pracy tłumacza przysięgłego?

Elektroniczne podpisywanie tłumaczeń poświadczonych jest alternatywą dla pieczęci tłumacza przysięgłego, a coraz częściej również wymogiem stawianym przez klienta. W dobie dystansu społecznego dopełnianie formalności drogą elektroniczną stało się standardem, a wcześniejszy lęk przed e-dokumentami ustąpił miejsca zadowoleniu z wygody i szybkości załatwiania spraw administracyjnych.

Kwalifikowany podpis elektroniczny to odpowiedź na potrzeby współczesnego klienta, który ceni swój czas i szuka wygodnych, a zarazem bezpiecznych rozwiązań. Podpisanie i przesłanie tłumaczenia poświadczonego elektronicznie zajmuje tylko kilkanaście sekund, dlatego opcja ta stanowi doskonałą alternatywę dla czasochłonnych dojazdów do biura tłumacza w celu uzyskania dokumentu z pieczęcią. Dlaczego podpis elektroniczny jest tak ważny w pracy tłumacza przysięgłego?

Czym jest podpis kwalifikowany?

Podpis kwalifikowany to podpis elektroniczny, który ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny. Jest to cyfrowy i szyfrowany kod, stworzony i naniesiony na dokument za pomocą bezpiecznych technologii. Poświadczeniem podpisu elektronicznego jest specjalny certyfikat kwalifikowany służący do weryfikacji osoby składającej podpis. Zgodnie z art. 3 pkt 2 Ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. 2001 nr 130 poz. 1450), do korzystania z podpisu kwalifikowanego uprawniona jest jedynie osoba, do której został on przyporządkowany. Podpis kwalifikowany służy do identyfikacji danej osoby, dzięki czemu skutecznie zastępuje podpis własnoręczny, którego złożenie w wersji cyfrowej jest trudne, a nawet niemożliwe.

Kwalifikowany podpis elektroniczny umożliwia podpisywanie dowolnych dokumentów cyfrowych, m.in.:

• korespondencji urzędowej,
• umów z klientami,
• faktur elektronicznych,
• dokumentacji firmowej,
• dokumentacji medycznej,
• formularzy rejestracyjnych (np. KRS, CEIDG, GIODO),
• pism sądowych,
• treści autorskich.

Tłumaczenia poświadczone, czyli jakie?

Przekładu artykułów prasowych oraz tekstów komercyjnych i naukowych może dokonać każdy tłumacz. Jednak w przypadku przekładu oficjalnej dokumentacji, takiej jak pisma urzędowe, umowy, pisma sądowe czy świadectwa, konieczne jest skorzystanie z tłumaczenia poświadczonego, którego dokonuje tłumacz przysięgły. Jedynie takie tłumaczenie jest wiarygodne w oczach organów państwowych, instytucji finansowych, banków i firm. Nie każdy tłumacz jest tłumaczem przysięgłym, a lista tłumaczy przysięgłych znajduje się w rejestrze Ministerstwa Sprawiedliwości. Aby zostać tłumaczem przysięgłym, należy spełnić określone wymogi oraz zdać egzamin przeprowadzony przez Państwową Komisję Egzaminacyjną.

Do poświadczania tłumaczeń i odpisów tłumacz przysięgły może używać pieczęci i własnoręcznego podpisu lub podpisu kwalifikowanego. Tradycyjna pieczęć zawiera imię i nazwisko tłumacza, obsługiwany język oraz pozycję na liście tłumaczy przysięgłych. Podpis kwalifikowany elektroniczny służy natomiast do poświadczania tłumaczeń i odpisów w formie cyfrowej. Warto przy tym zauważyć, że wydruk dokumentu podpisanego elektronicznie nie jest oryginałem, dlatego dokument w takiej formie traci swoją ważność.

Praca tłumacza przysięgłego polega również na wykonywaniu ustnych tłumaczeń poświadczonych. Z tego rodzaju tłumaczenia korzysta się podczas kontaktów cudzoziemca z organami państwowymi, takimi jak policja, prokuratura, sąd, straż graniczna czy urząd stanu cywilnego. Ustne tłumaczenie poświadczone jest również wymagane podczas odczytywania i podpisywania umów oraz aktów notarialnych – gdy jedna ze stron nie posługuje się językiem polskim. Tłumaczenia ustne odbywają się zazwyczaj stacjonarnie, dlatego w tym przypadku nie stosuje się elektronicznego podpisu kwalifikowanego, lecz pieczęć, którą tłumacz przysięgły poświadcza sporządzone dokumenty.

Zalety i wady elektronicznego podpisu kwalifikowanego

W obliczu prawa podpis odręczny i kwalifikowany podpis elektroniczny mają taką samą wartość. W obecnych czasach, kiedy coraz więcej dokumentów przekazuje się w formie elektronicznej, podpis kwalifikowany zyskuje przewagę nad odręcznym.

Do najważniejszych zalet podpisu kwalifikowanego zaliczamy:

• Integralność tłumaczenia – dokument szyfrowany jest kluczem, a w chwili podpisywania powstaje suma kontrolna, dzięki czemu można mieć pewność, że treść dokumentu jest dokładnie taka, jaką utworzył tłumacz.
• Wiarygodność – z podpisu może korzystać wyłącznie osoba do tego uprawniona, dlatego identyfikacja autora nie stanowi problemu. Tłumacz przysięgły nie może również wyprzeć się podpisu, gdyż tylko on ma prawo korzystać z przyporządkowanego mu narzędzia.
• Oszczędność czasu i pieniędzy – przekazywanie dokumentów drogą elektroniczną jest szybkie i tanie, gdyż nie wiąże się z dojazdem do biura tłumacza czy uiszczaniem opłat za parking i benzynę. E-dokument to także oszczędność papieru, a więc rozwiązanie ekologiczne i przyjazne dla środowiska.
• Bezpieczeństwo – wysyłając dokument pod wskazany adres elektroniczny, nie trzeba się obawiać, że tłumaczenie trafi w niepowołane ręce. Podrobienie podpisu kwalifikowanego jest również znacznie trudniejsze niż sfałszowanie podpisu odręcznego.
• Elastyczność – wszystkie sprawy można załatwić elektronicznie, bez konieczności wizyty w biurze tłumaczeń. Zapomnij o sprawdzaniu godzin otwarcia i braniu urlopu – załatwiaj swoje sprawy o dogodnej porze, bez wychodzenia z domu lub firmy.
• Działalność wirtualna – w 2020 roku praca zdalna i wysyłanie dokumentów drogą elektroniczną stały się codziennością wielu Polaków. Podpis kwalifikowany stanowi odpowiedź na współczesne potrzeby klientów, umożliwiając pozyskiwanie profesjonalnych tłumaczeń poświadczonych bez wychodzenia z domu.

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest rozwiązaniem na miarę XXI wieku, z którego korzysta coraz więcej tłumaczy przysięgłych. Jak każde narzędzie, również podpis kwalifikowany ma kilka wad, których jest jednak znacznie mniej niż zalet. Do wad tego rozwiązania możemy zaliczyć:

• Ważność dokumentu – dokument podpisany elektronicznie jest ważny wyłącznie w wersji cyfrowej i traci swoją ważność po wydrukowaniu. Istnieje jednak możliwość wydania wersji papierowej dokumentu po złożeniu odpowiedniej dyspozycji.
• Posiadanie podpisu kwalifikowany nie jest bezpłatne, a do korzystania z tego narzędzia tłumacz musi zaopatrzyć się w profesjonalny sprzęt i oprogramowanie.

Jak wyrobić podpis kwalifikowany?

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest narzędziem płatnym, które należy zakupić u jednego z dostawców certyfikowanych przez Ministerstwo Cyfryzacji. Lista dostawców znajduje się na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji i obejmuje następujące podmioty:

• Enigma Systemy Ochrony Informacji sp. z o.o.
• EuroCert sp. z o.o.
• Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A.
• Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.
• Asseco Data Systems S.A.
• Unizeto Technologies S.A.
• TP INTERNET sp. z o.o.
• Mobicert sp. z o.o.
• Safe Technologies S.A.

Zgodnie z danymi Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii do najpopularniejszych podpisów kwalifikowanych zaliczamy: Szafir 2.0, Sigilium Sign, proCertum SmartSign, PEM-HEART 3.9 oraz SecureDoc 2 firmy EuroCert.

Zakup podpisu kwalifikowanego

Uzyskanie podpisu kwalifikowanego jest proste i polega na wykonaniu następujących czynności:

1. Wybierz certyfikowanego dostawcę, który oferuje wydawanie kwalifikowanych certyfikatów.
2. Znajdź punkt stacjonarny, w którym odbierzesz certyfikat (lista dostępna na stronach internetowych dostawców).
3. Skontaktuj się z wybranym punktem, aby dowiedzieć się, czy będzie w stanie Cię obsłużyć. Niektórzy dostawcy (np. EuroCert) realizują zlecenia VIP, czyli z dojazdem do klienta.
4. Za pośrednictwem strony internetowej dostawcy kup certyfikat i zapłać za niego przelewem.
5. Ponownie skontaktuj się z punktem w celu uzgodnienia terminu odbioru dokumentów.
6. Odbierz certyfikat w wybranym punkcie.

Dodatkowe narzędzia

Odbiór certyfikatu nie jest jeszcze równoznaczny z możliwością korzystania z elektronicznego podpisu kwalifikowanego. Aby było to możliwe, należy zaopatrzyć się w odpowiednie narzędzia, takie jak:

• karta kryptograficzna, na której zapisany jest certyfikat kwalifikowany,
• czytnik kart, który należy podłączyć do komputera,
• oprogramowanie do obsługi podpisu.

Koszt zakupu wymienionych wyżej narzędzi zależy od dostawcy i wybranej opcji. Na cenę wpływa m.in. termin ważności certyfikatu (1 rok, 2 lata lub 3 lata), a koszt zestawu zazwyczaj nie przekracza 300 zł brutto.

Podpisywanie dokumentów

Po nabyciu podpisu kwalifikowanego i niezbędnych narzędzi można wreszcie przystąpić do podpisywania dokumentów w sposób elektroniczny. Do czytnika kart wkładamy kartę kryptograficzną, uruchamiamy oprogramowanie, naciskamy przycisk „podpisz” i wybieramy dokument, który chcemy podpisać. Następnie wybieramy odpowiednie opcje i we wskazanym miejscu wpisujemy wygenerowany PIN. Tak podpisany dokument można przesłać do klienta drogą elektroniczną – wysłanie tłumaczenia poświadczonego podpisem kwalifikowanym zajmuje tylko kilkanaście sekund.

Podpis kwalifikowany a Profil Zaufany

Profil Zaufany to bezpłatne narzędzie, które pozwala potwierdzić tożsamość osoby fizycznej w systemach elektronicznej administracji oraz podpisać dokument za pomocą podpisu zaufanego. Profil Zaufany służy wyłącznie do kontaktów z organami administracji publicznej, dlatego jego zakres jest ograniczony.

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest natomiast narzędziem płatnym, które pozwala na załatwianie spraw urzędowych oraz firmowych, takich jak podpisywanie tłumaczeń czy umów. Nie ma możliwości podpisywania tłumaczeń poświadczonych za pomocą Profilu Zaufanego. Aby podpisywać dokumenty elektronicznie, tłumacz przysięgły zobowiązany jest do uzyskania podpisu kwalifikowanego.

Kwalifikowany podpis elektroniczny – przyszłość zawodu tłumacza przysięgłego

Praca tłumacza przysięgłego musi być dostosowana do współczesnych wymagań klienta. Im bardziej nowoczesne usługi oferuje tłumacz przysięgły, tym więcej klientów zainteresuje się jego ofertą. W obecnych czasach, kiedy coraz więcej spraw załatwiamy bez wychodzenia z domu, pieczęć przestaje być wystarczającą formą poświadczania tłumaczeń. Można więc śmiało powiedzieć, że podpis kwalifikowany elektroniczny to przyszłość zawodu tłumacza przysięgłego. Choć taki podpis nadal nie jest standardem, biura tłumaczeń, które oferują elektroniczne poświadczanie dokumentów, cieszą się większą popularnością niż firmy posługujące się wyłącznie pieczęcią. Wraz z postępującą digitalizacją dokumentacji przewidujemy, że analogowe formy poświadczania tłumaczeń wkrótce zostaną całkowicie wyparte przez te cyfrowe.

Choć podpis elektroniczny jest narzędziem, które wprowadzono już kilka lat temu, nigdy wcześniej nie mówiło się o nim tak dużo jak dziś. Konieczność zachowania dystansu społecznego stała się impulsem do tego, by większość spraw załatwiać online. Mimo iż od pewnego czasu urzędy namawiały Polaków do dopełniania formalności drogą elektroniczną, wiele osób sceptycznie odnosiło się do tego pomysłu z uwagi na brak wiedzy informatycznej, strach przed popełnieniem błędu czy brak możliwości skorzystania z pomocy urzędnika. W 2020 roku sytuacja ta uległa zmianie, a Polacy zaczęli korzystać z e-dokumentów i docenili wygodę tego rozwiązania. W trudnej sytuacji znaleźli się tłumacze przysięgli, którzy do tej pory nie korzystali z podpisu kwalifikowanego. Obostrzenia związane z przemieszczaniem się sprawiły bowiem, że Polacy zaczęli chętniej korzystać z usług tłumaczy przysięgłych dysponujących podpisem elektronicznym.

Biuro Tłumaczeń KONTEKST jest w pełni przygotowane na współczesne potrzebyklientów– nasi tłumacze przysięgli posługują się elektronicznym podpisem kwalifikowanym. Wykonujemy tłumaczenia poświadczone elektronicznie w języku angielskim, rosyjskim, niemieckim, słowackim, czeskim, duńskim, norweskim, francuskim i hiszpańskim. Plik zawierający tłumaczenie poświadczone elektronicznie wystarczy przesłać do odpowiedniej instytucji. Polskie instytucje publiczne są zobowiązane do przyjmowania tego rodzaju dokumentów.